Skip to content
Cobee Support
Cobee Support

Draagvlakformulier toevoegen en versturen

Met een draagvlakformulier peil je de steun van bewoners voor renovatieplannen. Je stelt het formulier samen met een akkoordverklaring en eventuele extra vragen, kiest de ontvangers en verstuurt het per post of e-mail. Bewoners kunnen het formulier digitaal in de app of op papier invullen en ondertekenen. Na het versturen volg je de reacties via de statuspagina.

Tip: Stel eerst de module-instellingen in voordat je een formulier aanmaakt. Zo zijn briefpapier, meldingen en ondertekening al geconfigureerd.

📄 Formulier toevoegen

  1. Ga naar Projecten > Draagvlak > Formulieren.
  2. Klik op + Toevoegen.
  3. Kies Nieuw om een leeg formulier te starten.
  4. Vul de formuliergegevens in:
    • Omschrijving: kies een herkenbare titel voor het formulier, bijvoorbeeld "Draagvlak renovatie Blok A"
    • Adressen: selecteer voor welke adressen het formulier geldt. Je kunt filteren op groepen of individuele adressen selecteren
    • Geef aan of je het formulier per post, per e-mail of beide wilt versturen. Kies "beide" als je zeker wilt weten dat elke bewoner het formulier ontvangt
  5. Klik op Opslaan en volgende.

Tip: Heb je al een draagvlakformulier in de bibliotheek staan? Kies dan Bibliotheek in plaats van Nieuw om een bestaand formulier te gebruiken. Zie Draagvlak toevoegen aan de bibliotheek voor meer informatie.

⚙️ Verzendopties instellen

Hier bepaal je hoe het formulier wordt verstuurd en afgedrukt.

  1. Geef aan of je de brief op eigen briefpapier wilt laten afdrukken. Kies "Ja" als je al briefpapier hebt ingesteld in de module-instellingen.
  2. Kies of je het formulier via Cobee laat versturen of zelf verstuurt. Bij "Cobee" wordt het formulier automatisch gedrukt en verzonden. Bij "zelf versturen" download je de bestanden en verzend je ze handmatig.
  3. Selecteer een verzenddatum via de kalender. Het formulier wordt op deze datum verstuurd.
  4. Klik op Samenstellen.

🛠️ Formulier samenstellen

Het draagvlakformulier bevat een sectie Akkoordverklaring. Hier voeg je formulierelementen toe die de bewoner moet invullen. Het belangrijkste element is het akkoord-element, waarmee de bewoner aangeeft of hij of zij instemt.

  1. Sleep een element vanuit het linkerpaneel naar de sectie.
  2. Stel per element de opties in:
    • ✅ Verplicht: vink aan om het element verplicht te maken. Bewoners moeten het dan invullen om het formulier te kunnen versturen.
    • ✉️ Post: toon dit element op het papieren formulier
    • 🖥️ Digitaal: toon dit element op het digitale formulier in de app

🔧 Beschikbare elementen

  • Akkoord: het kernelement van de draagvlakmeting. De bewoner kiest akkoord of niet akkoord. Je schrijft zelf de tekst. Zie Akkoord-element instellen voor tips.
  • Toelichting: introductie of uitleg toevoegen. Je kunt afbeeldingen en video's bijvoegen. Gebruik dit om het renovatieplan toe te lichten.
  • Kort antwoord: voor een woord of korte zin, bijvoorbeeld een naam of kenmerk.
  • Lang antwoord: voor langere antwoorden, zoals een toelichting of motivatie.
  • Nummer: voor getallen, zoals een huisnummer of aantal bewoners.
  • Datum: voor een datum, bijvoorbeeld een gewenste startdatum.
  • Tijd: voor een tijdstip.
  • Selectie: keuze uit voorgedefinieerde antwoorden (radio of checkbox). Gebruik dit voor meerkeuzevragen.
  • Contactpersoon: haal contactgegevens op of voeg ze toe. Gegevens worden automatisch bijgewerkt in het adressenbestand.
  1. Klik op Opslaan en volgende als het formulier klaar is.

✉️ Brief opmaken

Verstuur je het formulier per post? Stel dan de begeleidende brief op. Deze brief wordt samen met het draagvlakformulier per post verstuurd.

  1. Schrijf de brief in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor:
    • Afbeeldingen: voeg afbeeldingen toe vanuit de mediabibliotheek
    • Losse teksten: voeg opgeslagen tekstblokken toe uit de bibliotheek
    • Placeholders: voeg variabele gegevens toe, zoals voornaam of huisnummer. Zie Placeholders gebruiken voor een overzicht van beschikbare variabelen.
  2. Verstuur je ook per e-mail? Stel dan ook de brief als bijlage in de e-mail op.
  3. Klik op Opslaan en volgende.

Tip: Klik op Tekst brief post overnemen om de posttekst te kopieren naar de e-mailbijlage. Zo hoef je de tekst niet dubbel te schrijven.

📧 E-mail opmaken

Verstuur je het formulier per e-mail? Stel dan de begeleidende e-mail samen. De bewoner ontvangt deze e-mail met daarin een link naar het digitale formulier.

  1. Vul het onderwerp in. Kies een duidelijk onderwerp zodat bewoners de e-mail herkennen, bijvoorbeeld "Draagvlakmeting renovatie [projectnaam]".
  2. Schrijf de e-mail in het tekstvak. Gebruik de opmaakbalk voor afbeeldingen, losse teksten en placeholders.
  3. Zet Formulier in bijlage aan of uit om het draagvlakformulier als PDF-bijlage mee te sturen. Dit is handig als bewoners het formulier ook op papier willen invullen.
  4. Klik op Opslaan en volgende.

📎 Bijlagen toevoegen

Voeg eventueel extra bijlagen toe aan het draagvlakformulier. Denk aan plattegronden, tekeningen of informatiebrochures over het renovatieplan.

  1. Klik op + Toevoegen om een bestand te uploaden.
  2. Klik op Opslaan en volgende.

Let op: Alleen PDF-bestanden in staand A4-formaat zijn toegestaan. Maximale bestandsgrootte is 16 MB. Bijlagen worden niet per post meegestuurd, maar zijn beschikbaar via de bewonerspagina en de app.

✔️ Controleren en verzenden

  1. Download de documenten ter controle, of verstuur een test per e-mail naar jezelf.
  2. Klik op Sluiten om terug te gaan naar het overzicht.
  3. Controleer het aantal te versturen brieven en e-mails.
  4. Klik op Verzenden om via Cobee te versturen, of klik op Download om de bestanden te downloaden en zelf te versturen.
  5. Klik op Ja om de verzending te bevestigen.

Tip: Na het verzenden volg je de reacties via de statuspagina. Daar zie je per adres of het formulier is ingevuld en ondertekend.

🔗 Gerelateerde artikelen

Powered by Plain