Skip to content
Cobee Support
Cobee Support

Afspraken inplannen en beheren

In stap 5 van het afsprakenproces vind je het overzichtsscherm. Hier plan je afspraken in, wijzig je de status en voeg je notities of labels toe. Dit is het scherm waar je dagelijks mee werkt om de voortgang van je afspraken te beheren. Je ziet in een oogopslag welke adressen al ingepland zijn en welke nog aandacht nodig hebben.

📊 Overzicht bekijken

  1. Ga naar je afspraak en open stap Afspraken (stap 5).
  2. Je ziet een tabel met alle adressen en hun afspraakstatus:
    • Adres: het adres van de bewoner
    • Cluster: de groep waartoe het adres behoort (als je clusters hebt ingesteld)
    • Gepland: datum en tijd van de afspraak
    • Duur: de duur van de afspraak in minuten (instelbaar via de formule of handmatig)
    • Status: de huidige status (zie hieronder)
    • Notities: eventuele opmerkingen
    • Labels: toegewezen labels voor organisatie en filtering

📅 Afspraak inplannen

  1. Klik op Inplannen bij het adres waarvoor je een afspraak wilt maken.
  2. Er opent een modal met beschikbare slots.
  3. Filter op datum, tijd of verantwoordelijke om snel het juiste slot te vinden.
  4. Klik op het gewenste tijdslot.
  5. De afspraak wordt direct ingepland en de status wijzigt naar Gepland.

Tip: Gebruik de filters in de modal om snel een geschikt tijdslot te vinden, bijvoorbeeld alleen slots bij een specifieke verantwoordelijke.

🔄 Status wijzigen

Elke afspraak heeft een status die je kunt aanpassen via het dropdown-menu:

  • Geen afspraak: er is nog geen afspraak gemaakt
  • Gepland: er is een afspraak ingepland maar nog niet bevestigd
  • Bevestigd: de bewoner heeft de afspraak bevestigd via de app of uitnodiging
  • Geannuleerd: de afspraak is geannuleerd en het tijdslot is weer beschikbaar
  • Niet thuis: de bewoner was niet thuis op het afgesproken moment
  • Gereed: de afspraak is uitgevoerd en afgerond
  1. Klik op de status bij het adres.
  2. Kies de nieuwe status uit het dropdown-menu.

📝 Notities toevoegen

Notities zijn handig om extra informatie bij een afspraak vast te leggen die relevant is voor de uitvoering.

  1. Klik op het notitieveldje bij het adres.
  2. Typ je notitie (bijv. "Bewoner belt terug", "Hond aanwezig" of "Sleutel bij buren").
  3. De notitie wordt automatisch opgeslagen.

🏷️ Labels toewijzen

Met labels markeer je afspraken voor overzicht en filtering. Zo kun je bijvoorbeeld afspraken markeren als "Urgent" of "Nabellen".

  1. Klik op het labelveld bij het adres.
  2. Selecteer een label uit de lijst of maak een nieuw label aan.

⏱️ Duur aanpassen

De standaard afspraakduur wordt ingesteld bij de beschikbaarheid of berekend via de formule. Per adres kun je een afwijkende duur opgeven:

  1. Klik op de duur bij het adres.
  2. Pas de tijd aan.
  3. De wijziging wordt direct opgeslagen.

🔄 Afspraken resetten

Wil je alle gemaakte afspraken ongedaan maken, bijvoorbeeld als de planning opnieuw moet?

  1. Selecteer de adressen waarvan je de afspraken wilt resetten.
  2. Klik op Acties > Resetten.
  3. Bevestig de actie.

Let op: Bij het resetten worden de gemaakte afspraken verwijderd. Bewoners ontvangen hierover geen melding. Informeer bewoners handmatig als zij al een bevestiging hebben ontvangen.

🔗 Gerelateerde artikelen

Powered by Plain